Повний розбір модулів системи Hurma

Автоматизація HR-процесів – дуже актуальне питання, що вимагає пильної уваги HR-менеджера. Важливо розуміти, наскільки складна й об'ємна щоденна робота HR-а. Вона охоплює масу завдань: від планування зустрічей і співбесід, до проведення eNPS, підвищення лояльності співробітників, створення зовнішнього і внутрішнього HR-бренду компанії. Всі ці трудомісткі процеси не можна перенести, скоротити або прибрати.

З ростом компанії збільшується кількість завдань HR-фахівця, і навіть розширення відділу HR рідко допомагає. Якщо ви не хочете нескінченно розтягувати свій робочий день, єдиний вихід із ситуації – автоматизація HR-процесів. Багато хто використовує Google-таблиці й вважає, що вже автоматизувався, але це мало чим відрізняється від тих же таблиць на папері, тому давайте сьогодні познайомимося з HRIS/HRM системою – Hurma.

Hurma System – передова система, яка криголамом пробиває всі айсберги на шляху полегшення роботи HR-менеджера. Система створювалася компанією IT Svit для себе, і тільки після появи попиту ззовні, стало ясно, що потрібно розширювати й поширювати продукт, який може допомогти і власнику компанії, і HR-фахівцеві, і кожному співробітнику. Так з'явилася Hurma System – найкращий помічник HR-фахівця.

Безпека даних

Важливо розуміти, що систему створили в компанії, яка ось уже 14+ років на IT-ринку і має високу експертизу в хмарних технологіях і DevOps. Тут знають не тільки про те, як зробити доброзичливий інтерфейс, але й про безпеку даних кожного користувача. Система працює через модель SaaS – Software-as-a-Service. Це дозволяє максимально скоротити час впровадження системи. Вам потрібен тільки браузер і ключі для входу. При цьому, за уявною простотою ховається багаторічний досвід і робота висококваліфікованих фахівців.

У SaaS існує два підходи:

• Multi Tenant, коли всі дані всіх компаній зберігаються в загальній базі та, в разі злому однієї компанії, зловмисники отримують доступ і до всіх інших;

• Single Tenant, коли для кожної компанії створюється своя захищена база даних за допомогою хмарних технологій і контейнеризації.

Другий шлях складніший і дорожче, але результат перевершує всі очікування. Крім високого рівня безпеки, зростає продуктивність системи, оскільки завантаженість однієї компанії не впливає на іншу (в Multi Tenant впливає).

Тепер, коли ви переконалися в тому, що автоматизуватися з Hurma System – безпечно, познайоммося з системою ближче і розглянемо її основні модулі та функції.

All-in-one підхід

Ви могли зустрічати закордонні аналоги HRIS/HRM-систем, де вам пропонують купувати кожен модуль окремо, збираючи собі конструктор з системи. Hurma – це рішення all-in-one, тобто всі модулі, технічну підтримку, чат-бота і майбутні оновлення ви отримуєте відразу. Не потрібно обирати, що необхідніше, купувати окремо систему для HR і окремо для рекрутингу, ви отримуєте все відразу, практично миттєво.

Опитування настрою

На вітальному екрані вас зустрічає опитування настрою – тут кожен співробітник може вказати свій поточний настрій і додати коментар. Це дуже зручно, як у великій, так і в маленькій компанії. Чи не кожен співробітник готовий шукати HR-менеджера, щоб сказати, що у нього незручне крісло, на якому некомфортно працювати, наприклад. Деякі просто соромляться, а в письмовій формі завжди легше вказати якісь недоліки й перешкоди в роботі. Деякі співробітники люблять через моніторинг настрою висловлювати свою подяку HR-відділу або хвалити компанію за якісь нові "плюшки". Ще ми знаємо випадки, коли співробітники креативили і писали в коментарях вірші.

Огляд

Після опитувальника настрою ви бачите розділ «Огляд», де вказана загальна інформація про компанію, кількість поточних запитів від співробітників, загальна кількість співробітників в офісі, дні народження співробітників і їхніх дітей (це зручно, якщо ви підтримуєте сімейні цінності й любите вітати колег), а також всі мітинги.

Співробітник, своєю чергою, бачить цей розділ трохи інакше. Ви самі налаштовуєте, яку інформацію може бачити співробітник. Наприклад, можна відобразити кількість доступних йому відсутностей, інформацію про компанію, найближчі дні народження колег і так далі.

Календар

Наступний розділ системи називається «Календар», і в ньому можна побачити зведення про всі події в компанії (вихід нового співробітника, дні народження, мітинги, внутрішні корпоративні події та інше).

На вкладці «Розклад» ви можете побачити всі поточні відсутності й запити по кожному співробітнику. І самі запити, і їх відображення оформлені в зручний візуальний інтерфейс, який буде зрозумілий навіть людині, яка бачить систему вперше.

Вакансії

Переходимо до рекрутингових функцій. Модуль «Вакансії» дозволяє створювати й редагувати вакансії компанії. Тут же ви можете зробити вакансію публічної, щоб її бачили всі співробітники та могли порекомендувати її своїм друзям і знайомим.

Hurma System дозволяє в пару кліків розмістити вакансію на таких популярних сайтах для пошуку роботи, як:

• work.ua;
• rabota.ua;
• inco.works;
• dou.ua;
• djinni.co;
• hh.ua.

З огляду на те, скільки часу рекрутери і HR-фахівці витрачають на заповнення вакансій і розміщення їх на всіх робочих сайтах, така інтеграція суттєво економить час.

Кандидати

У цьому розділі ви можете подивитися всіх існуючих кандидатів, створити нові, відфільтрувати й відсортувати список відображення за різними параметрами. Тут же можна подивитися, за яким рекрутером закріплений кандидат. Рекрутер, своєю чергою, може керувати статусом кандидатів, призначати їм події (дзвінки, тестове завдання, зустріч, офер) і так далі.

До речі, після успішного проходження співбесіди та офера, ви легко можете перенести фахівця з категорії «Кандидати» в категорію «Співробітники», тобто створювати нового співробітника з нуля не знадобиться.

Співробітники

Тут відображено всі співробітники компанії з їхніми посадами й контактами. Цей розділ зручний не тільки для HR-менеджера, але і для кожного співробітника в компанії. Наприклад, новачкові вдасться освоїтися куди швидше, якщо йому надати базу всіх співробітників з посадами, фотографіями та контактами. Так, нова людина в компанії буде знати, до кого звернутися в разі чого.

Для цього розділу теж є зручне сортування і фільтрація, які дозволяють відобразити список так, як вам необхідно.

Дерево

У цьому розділі можна побачити всі команди в компанії, подивитися склад кожної, побачити тімліда, менеджера і HR-а, закріпленого за командою.

Дерево – зручний інструмент для структуризації компанії. Команди можна створювати як вам зручно, наприклад, з відділів або з проєктів.

OKR

OKR або Objectives and Key Results – методологія планування, в якій всі цілі співробітників і компанії відкриті. Такий підхід дозволяє кожному члену команди бачити як його особисті досягнення впливають на загальні цілі компанії.

Цілі може ставити адміністратор системи, тімліда і кожен співробітник. Відсоток досягнення спільної мети формулюється через досягнення підцілей і цілей кожного члена команди. Таким чином можна побачити, куди рухається компанія, кожна команда і кожен співробітник, зокрема.

Відпустка і Запити

В цьому розділі, як ви здогадалися з назви, відображені всі запити співробітників з приводу відсутностей і відпусток. Співробітник може зробити запит на такі види відсутностей і дій:

• робота з дому;
• лікарняний;
• відрядження;
• відпустку;
• відсутність за свій рахунок;
• переробка;
• перенесення робочого дня на вихідний;
• нічна зміна.

HR-менеджер, своєю чергою, бачить, хто зробив якийсь запит і може схвалити, відхилити або запропонувати перенести. Наприклад, якщо два ключових співробітника в команді хочуть піти у відпустку в одні й ті ж дати, ви зможете це заздалегідь побачити та запропонувати інші варіанти.

Для затвердження того чи іншого запиту можна ставити кілька відповідальних (наприклад, HR, керівник і тімліда), щоб кожен міг отримати повідомлення про запит і винести своє рішення.

Події

На вкладці «Події» відображаються всі поточні й майбутні події компанії. Це можуть бути корпоративи, інформація про вихід нового співробітника, святах і інших необхідних заходів.

Після того, як ви опублікуєте подію, всі співробітники отримають повідомлення про нього на корпоративну пошту або в месенджер через чат-бота. Ще "Події" дозволяють створювати ланцюжка мітингів та інших зустрічей, реалізуючи таким чином менторство та онбординг.

Статистика

Переходимо до одного з найцікавіших розділів. Тут ви можете подивитися статистику з HR-процесів і рекрутингу. Наприклад, вам доступна інформація про опитування, статистика звільнень, відсоток плинності та загальні діаграми по співробітниках.

Розділ статистики максимально важливий, тому що дозволяє HR-менеджеру і керівникові вчасно відстежувати негативні моменти та своєчасно на них реагувати.

У цьому ж розділі знаходиться «Моніторинг настрою». Пам'ятайте вітальний смайлик на самому початку? Настрій кожного співробітника з його коментарем записується саме сюди. Тут ви можете дізнатися «загальну температуру по лікарні», подивитися, який відсоток у вас щасливих і нещасливих співробітників, прочитати коментарі від них і зреагувати на невдоволення, якщо вони є. Частоту моніторингу настрою ви можете задати в налаштуваннях. Можна питати про настрій кілька разів на тиждень, можна кожен день – як вам зручно.

Шаблони

Сюди можна завантажити необхідні вам документи й створити шаблони для Performance review. Повністю автоматизувати рев'ю неможливо, тому що це все-таки особисте спілкування. Але ви можете створити анкету, яку співробітник заповнить перед рев'ю.

Це дозволить провести рев'ю більш детально і ґрунтуючись на вже готових відповідях співробітника. Таким чином, ви витратите менше часу на зустріч, завдяки попередній підготовці.

Налаштування

У цьому модулі можна налаштувати всі дані про систему. Вибір мови (російська, українська, англійська), налаштувати кількість днів відпустки, лікарняних та інших відсутностей, проставити вихідні та робочі дні на вкладці «Календар», поставити нагадування про рев'ю та 1:1 зустрічах і налаштувати мітинги для онбордингу.

У цьому ж розділі ви можете знайти та скопіювати API системи для інтеграції її з іншими системами, які вам потрібні.

Чат-бот AI Partner

Практично весь функціонал системи реалізований додатково в чат-боті в Telegram. Тут можна відправити запит, отримати повідомлення про запит, затвердити його або відхилити.

Тут же можна подивитися інформацію про компанію, дерево компанії та багато іншого.

Автоматизація неминуча

Як бачите, система дозволяє автоматизувати левову частку процесів, звільняючи час HR-фахівця на ті завдання, які автоматизувати ніяк не можна. Hurma не складна в освоєнні та не вимагає додаткових навичок і часу. Як бачите, весь інтерфейс побудований таким чином, що розібратися в ньому можна навіть не читаючи документацію або інструкції до системи.

Але, навіть якщо вам щось незрозуміло або виникає якесь питання, блискавична техпідтримка в Telegram допоможе вам його вирішити. Погодьтеся, це куди зручніше, ніж вести тисячі Google-табличок і окрему табличку зі списком всіх табличок.

Звільнивши себе від частини рутинних завдань, HR-менеджер може зайнятися куди більш важливими речами: підвищенням лояльності співробітників, вибудовуванням HR-бренду компанії, особистому спілкуванню зі співробітниками тощо.

Багато HR-фахівці бояться впроваджувати якусь систему автоматизації, побоюючись за своє робоче місце. Але, потрібно розуміти, що Hurma System або будь-яка інша система діджиталізаціі не може замінити живого співробітника. Ви можете призначити мітинг в системі, але система не зможе провести його за вас.

Hurma System – НЕ замінник HR-фахівця, а його надійний помічник, який знімає велику частину завдань і робить життя простіше.